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AIKI Informatique à l’internationale

AIKI Informatique

Un partenariat depuis plus de 20 ans, Aiki Informatique participe au 41e congrès de la Société Internationale d’Urologie (SIU) du 10 au 14 novembre 2021 à Dubaï, aux Émirats arabes unis.

À titre de consultant expert en gestion TI, Francesco Capaldo, président d’AIKI Informatique, participe aux congrès de la SIU depuis maintenant 2004. Jusqu’en 2010 inclusivement, ces congrès avaient lieu tous les deux ans; depuis 2011, ils sont maintenant tenus annuellement. Pouvant accueillir jusqu’à 5 000 participants selon les années – 2 500 en présentiel et 2 500 virtuellement – le travail de planification et de gestion des TI est considérable.

Quel rôle joue l’expert en TI dans la planification et la gestion de congrès?

La planification informatique du congrès

Les mois précédant le congrès, Francesco s’affaire à conseiller la SIU pour la planification de chacune des 500 à 600 présentations qui seront offertes aux participants. Alors que certaines seront seulement proposées en direct, d’autres seront enregistrées pour fins de visionnement sur la plateforme d’éducation continue de la Société. Il va sans dire que tout doit être minutieusement préparé afin que chacune d’elles ait lieu sans problème technique. En amont, il est responsable de faire l’inventaire de tout l’équipement informatique nécessaire pour la durée de l’évènement. C’est AIKI Informatique qui est chargée de commander le matériel, des ordinateurs aux projecteurs en passant par les câbles, les interrupteurs et les connecteurs, entre autres. Puisque les congrès de la Société Internationale d’Urologie ont lieu partout à travers le monde, Francesco aide également les organisateurs à trouver le personnel local compétent qui sera essentiel au bon fonctionnement de chaque symposium..

La gestion TI lors du congrès

Une fois sur place, Francesco et l’équipe locale répartissent l’équipement dans chaque salle où auront lieu les présentations, conférences, séminaires, entretiens et webinaires. À titre d’expert, il s’assure notamment que le réseau qui prend en charge les présentations, les expositions et les participations, virtuelles comme celles sur place, soit stable et fonctionne parfaitement. La formule hybride « en présentiel et virtuelle » nécessite que les partenaires de l’évènement soient outillés pour offrir la même qualité, tant pour les sessions en direct que pour les enregistrements destinés à la plateforme d’éducation continue de la SIU. Il faut donc les aider avec les solutions AV et TI, mais également avec notre logiciel Meeting Management System (MMS), conçu pour gérer le programme des conférenciers; les présentations sur des supports comme PowerPoint sont alors orientées vers les bonnes salles, de même que la photo de chaque conférencier. Cette année présentait un défi particulier puisque certaines présentations diffusées en direct comptaient une période de questions et réponses tant pour des participants sur place que d’autres en mode virtuel. Défi relevé haut la main grâce à l’expertise et à l’expérience du président d’AIKI Informatique. Il faut finalement être prêt à gérer tout problème technique AV ou TI, et ce, durant toute la durée du congrès.

Au terme de plusieurs mois de planification et de quelques jours de préparation, les cinq journées du 41e congrès de la Société Internationale d’Urologie ont été un franc succès en matière de gestion TI. Dans les prochains mois, un retour sur les réussites et les défis rencontrés et relevés à Dubaï sera fait, et la planification du 42e congrès de la SIU, qui aura lieu du 9 au 13 novembre 2022 au Palais des congrès de Montréal, ville hôte, pourra alors commencer.

Cette année présentait un défi particulier puisque certaines présentations diffusées en direct comptaient une période de questions et réponses tant pour des participants sur place que d’autres en mode virtuel.

— Francesco Capaldo

Pour plus d’information sur la Société Internationale d’Urologie et sa mission: siu-urology.org

Pour joindre nos experts en gestion TI: info@aikiweb